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La dématérialisation de documents, enjeux et perspectives

La dématérialisation c’est le retournement des documents papier en version numérique, c’est-à-dire qu’il y aura une utilisation d’un système informatisé pour tendre vers une politique du zéro papier. Les fichiers en format papier vont être remplacés par des fichiers informatisés. Dès que la numérisation est terminée, il serait nécessaire d’installer un système de gestion électronique des documents ou GED pour que ces derniers puissent être sauvegardés et modifiés en toute sécurité et pérennité.Il y a donc plusieurs éléments à considérer dans la mise en place de la procédure de dématérialisation au sein d’un processus métier déterminé. On peut affirmer que la dématérialisation permet de favoriser considérablement la productivité des entreprises grâce à ses nombreux avantages, qu’elle touche les factures, les bons de commande ou les fiches de paie. Toutefois, il y a quelques aspects négatifs qui méritent d’être invoqués afin de cerner véritablement cette technique.

Les principes mis en jeu dans l’application de la dématérialisation

La mise en place du processus de dématérialisation ne se résume pas à un simple scanner, il existe des éléments primordiaux à ne pas négliger lorsqu’on souhaite obtenir un résultat satisfaisant. Tout d’abord, pour dématérialiser il faut impérativement assurer une gestion électronique des documents ou GED.

On parle ici des différents outils qui permettent de dématérialiser, gérer, classer, indexer, stocker et consulter. Ensuite, il y a le système d’archivage électronique ou SAE qui pourra assurer les solutions automatisées de gestion de données et de conservation des informations afin d’en assurer la pérennité au fil du temps. Il faudra donc combiner l’utilisation des outils GED avec le SAE afin de pouvoir garantir l’intégrité des fichiers informatisés, leur conservation et leur destruction à l’échéance de conservation si cela est nécessaire. Le transfert des dossiers du GED à la SAE est une étape importante dans la réalisation de la dématérialisation. Cette procédure doit donc être conçue comme un projet global de gestion et un système organisationnel précis à partir de la numérisation, pendant la durée de la conservation, c’est-à-dire tout au long du cycle de vie des dossiers.

Les avantages et inconvénients de la dématérialisation

Un des avantages que représente la dématérialisation se situe au point de vue logistique. En effet, grâce à un système de stockage électronique, on permet une optimisation efficace pour les locaux. Cet avantage est surtout apprécié par les PME qui ont souvent besoin d’un gain d’espace. Et grâce à la dématérialisation, ils peuvent utiliser les locaux à d’autres fins au lieu d’en faire des salles d’archives. Ensuite, le gain de productivité est véritablement un avantage considérablement en matière de dématérialisation. Dématérialiser signifie opter pour la voie électronique, donc certaines procédures comme l’envoi de courrier ou saisies seront éliminées. Le travail sera alors plus accéléré, et le délai d’attente des résultats sera réduit. La dématérialisation est donc un levier efficient qui agit sur la production des entreprises, tant en accélérant les procédures de travail, mais aussi en améliorant la relation et la collaboration entre le fournisseur et son client.

Toutefois, la dématérialisation de documents présente également des contraintes. En effet, pour assurer la sécurité des données, il faut impérativement avoir un système d’archivage électronique, ce qui va permettre d’empêcher la suppression ou la modification des fichiers numérisés. De même, les attaques malveillantes peuvent altérer les données informatiques, il est donc nécessaire de protéger le système informatique des entreprises. Entre autres, les matériels performants et pratiques peuvent parfois coûter cher, ce qui augmentera les frais d’installation et de mise en place de la dématérialisation.
On peut donc affirmer que la décision d’opter pour la voie électronique et la dématérialisation n’est pas un changement à prendre à la légère, il faut un planning organisé et une analyse du secteur pour assurer l’efficacité et les effets positifs sur la production de l’entreprise.